Cronograma de organização

Caros líderes de clubes e coordenadores de Journeys,

Saudações da Friendship Force International! Meu nome é Hemily Nogueira e eu sou a Gerente de Suporte Regional (RSM) responsável pela sua Journey. Há muitas oportunidades de liderança na Friendship Force e uma das mais importantes é a de coordenador de uma Journey (de saída ou de chegada). É uma oportunidade única para você causar um impacto positivo em prol do bem-estar e compreensão internacional – e nós da FFI somos gratos pela sua dedicação à missão da nossa organização.

Eu gostaria de compartilhar com você algumas informações acerca do processo de planejamento de uma Journey. Ainda que você seja um líder com muita experiência peço, por gentileza, que você leia as instruções abaixo que, com certeza, serão facilitadoras no planejamento de uma Journey de sucesso. O cronograma a seguir não inclui tudo o que você deverá obrigatoriamente fazer ao longo do processo de planejamento; ele simplesmente destaca suas responsabilidades e prazos a serem cumpridos.

No nosso site informativo em português, você encontrará as políticas e diretrizes para 2017-2018. No site oficial da Friendship Force Internacional, você terá acesso ao guia para Journey - embaixadores e coordenadores (em inglês) que são ótimas ferramentas de apoio. De tempos em tempos oferecemos treinamentos para coordenadores de Journey via GoToMeeting. Fique atento caso você receba um convite com o link para um desses treinamentos, ou fale com seu presidente caso tenha interesse em participar de algum. Se nenhum dos horários oferecidos der certo para você, entre com contato comigo para agendarmos uma reunião on-line separadamente.

Estou à disposição caso tenha alguma dúvida.

Em amizade,

Hemily

Cronograma

NOTA: *Favor clicar no link em azul neste documento para ter acesso e fazer download dos formulários online quando possível (Observação: A maioria dos links abaixo dão acesso aos documentos originais que estão na língua inglesa. Eu estarei disponibilizando as versões na língua portuguesa quando disponíveis)

9-12 Meses antes da Journey:

Escolha um coordenador para sua Journey: Sabemos, por experiência, que escolher um coordenador para uma Journey o quanto antes é essencial para um planejamento de sucesso. O coordenador (antigo ED) será responsável por planejar e preencher, juntamente com a FFI e com o o coordenador do clube com o qual você trabalhará o número máximo de vagas disponibilizadas numa Journey. Se você ainda não escolheu um coordenador tanto para sua Journey de entrada (inbound) quanto para sua Journey de saída (outbound), sugiro que o faça o quanto antes. Assim que o fizer, favor enviar para mim os detalhes sobre a pessoa escolhida.

Comunique-se com o outro coordenador para decidir datas, número máximo de embaixadores que poderão participar e valor da taxa clube-para-clube (host fee). Favor me manter informada sobre todos os detalhes. Se você não tiver o contato do coordenador com quem você irá trabalhar, favor entrar em contato comigo para que eu possa dá-lo a você.

O coordenador de entrada deverá preencher e enviar o Health and Mobility Checklist para o coordenador de saída. Este documento pode também ser encontrado na seção Member Resources em nosso site oficial (friendshipforce.org). Os coordenadores de saída deverão estar preparados para utilizar o formulário Health and Mobility como parâmetro para selecionar e recrutar embaixadores.

6-9 Meses antes de sua Journey:

O coordenador de saída estará recrutando embaixadores: Este é o momento que o coordenador de saída deve solicitar junto aos embaixadores o preenchimento do formulário Ambassador Application and Agreement. Se você perceber que terá problemas para preencher todas as vagas disponíveis, favor me informar para que eu providencie a postagem de sua Journey em nosso catálogo internacional. Será um prazer ajudá-lo no processo de recrutamento de sua Journey caso precise, portanto, não hesite em nos procurar.

Coordenador de entrada recruta anfitriões: Se o coordenador de chegada perceber que não terá anfitriões suficientes para hospedar o número original de embaixadores disponível durante o período de recrutamento dos anfitriões, favor entrar em contato com sua RSM o mais rápido possível. Dessa forma, o clube embaixador ficará ciente acerca da quantidade de embaixadores que deverá recrutar.

3-6 Meses antes da Journey:

● Finalize a seleção e recrutamento de embaixadores e anfitriões.

● A FFI exige que nossos embaixadores adquiram seguro de viagem. Caso o embaixador decidir viajar sem esse seguro, um termo de responsabilidade deverá ser assinado. Favor encorajar seus embaixadores a adquirir um seguro de viagem. Garanta que todos os custos da viagem e taxas estejam bem especificados antes do seguro viagem ser adquirido. Favor deixar devidamente documentado que a taxa da FFI e taxa clube-para-clube não serão mais ser ressarcidas a partir de 60 dias da data do início da Journey. É com grande satisfação que colocamos à disposição dos embaixadores que moram fora dos EUA o plano Multinational Trip Protection Plan e o Safe Travels USA Trip Protection Plan para não americanos que viajarão para os EUA.

● Favor me manter informada sobre a quantidade de embaixadores que farão parte sua Journey; por gentileza me enviar também o programa finalizado o quanto antes.

● Se o coordenador de saída ainda não atingiu o número máximo de embaixadores, anuncie-o regionalmente ou no site da FFI para que as vagas ainda disponíveis sejam devidamente preenchidas.

1-3 meses antes da journey:

● Envie o matching list embaixador-anfitrião (disponível aqui) para o coordenador de saída e para mim.

As taxas FFI e clube-para-clube devem ser pagas até 60 dias antes da Journey. Caso você tenha dúvidas, entre em contato comigo sobre os procedimentos de pagamentos via cartão de crédito ou transferência bancária - os dados estão abaixo:

FFI Wells Fargo Operating Account

Wire Routing Transit Number: 121000248

SWIFT Code: WFBIUS6S

Bank Name: Wells Fargo Bank

420 Montgomery Street

San Francisco, CA 94104

Account Number: 6505539988

Title of Account: Friendship Force International, Inc

A transferência da taxa clube-para-clube é de inteira responsabilidade dos clubes envolvidos; entretanto, nós oferecemos ajuda para sua transferência, repassando-a para o clube anfitrião. Entre em contato comigo para mais informações.

A taxa da FFI para embaixadores americanos é $165 USD por semana (ou seja, para uma Journey saindo dos EUA) e $140 USD por semana para uma Journey saindo de outros países. Os coordenadores de saída têm direito a descontos na taxa para embaixadores (leia mais sobre isso aqui). Favor entrar em contato comigo quando o número máximo de embaixadores for atingido para que os descontos devidos sejam calculados e garantidos.

Após a Journey:

● Favor completar e enviar o formulário de avaliação juntamente com todos os participantes (embaixadores e anfitriões). A versão em português também poderá ser encontrada em "Avalie sua Journey" na aba "Journeys" neste site.